Mitä WhatsApp yritykselle tarkoittaa käytännössä?
WhatsAppia voi käyttää yrityksessä kahdella tavalla, ja ero ratkaisee kaiken. Ilmainen WhatsApp Business -sovellus on sidottu yhteen puhelimeen ja muutamaan siihen linkitettyyn laitteeseen. Viestit ovat sen puhelimen muistissa, ja vastaaminen on sen puhelimen omistajan varassa. Se toimii, kun yrityksessä on yksi ihminen.
Toinen tapa on WhatsApp Business -yritystili (Metan WhatsApp Business Platform). Siinä numero ei asu missään puhelimessa vaan pilvessä, ja viestit ohjataan sinne missä yrityksen muutkin asiakastiedot ovat. Käyttäjiä voi olla kuinka monta tahansa, ja jokainen keskustelu jää talteen yrityksen omaan järjestelmään. Tämän tilin me perustamme ja kytkemme Refer AI:hin.
Asiakkaalle ero ei näy mitenkään: hän kirjoittaa samaan numeroon kuin ennenkin. Ero näkyy teillä — siinä, kuka pystyy vastaamaan ja mitä viesteistä jää jäljelle.
Miksi yksi numero koko yritykselle?
Asiakas muistaa yhden numeron. Hän ei tiedä eikä välitä siitä, kuka teillä on tänään töissä. Kun myynti, asennus ja toimisto vastaavat samasta numerosta, asiakas saa vastauksen siltä joka ehtii — eikä viesti odota sitä yhtä ihmistä, jonka taskussa puhelin sattuu olemaan.
Numero ja keskustelut ovat yrityksen, eivät työntekijän. Kun ihminen vaihtuu, asiakkaiden tallentama numero pysyy samana ja koko viestihistoria on edelleen asiakaskortilla. Sovelluksessa sama tilanne tarkoittaa, että historia lähtee puhelimen mukana ovesta ulos.
Ja kun kaikki on samassa paikassa, viestiä ei tarvitse kopioida minnekään. WhatsApp, tekstiviesti ja sähköposti näkyvät samassa ketjussa, ja se joka vastaa näkee, mitä edellinen on jo luvannut.
Mitä saat
Yksi numero, koko tiimi
Käyttäjämäärää ei ole rajattu. Kuka tahansa tiimistä vastaa samasta numerosta omalta koneeltaan tai puhelimeltaan, ja kaikki näkevät saman keskustelun.
Keskustelut asiakaskortilla
Jokainen keskustelu on talteessa ja koko tiimin nähtävissä. Tunnetun asiakkaan viestit kirjautuvat hänen kortilleen, samaan ketjuun tekstiviestien ja sähköpostin kanssa, joten se joka vastaa näkee mitä on sovittu.
Katso miten CRM toimii →Tekoäly kirjoittaa ja tiivistää
Kun vastaaja painaa AI-nappia, tekoäly kirjoittaa vastausluonnoksen asiakkaan viestin ja yrityksen omien tietojen pohjalta — tai tiivistää pitkän keskustelun muutamaan kohtaan sille, joka ottaa sen hoitaakseen. Ihminen tarkistaa, muokkaa ja lähettää; hinnasta ja aikataulusta päättää aina ihminen.
Katso miten automaatio toimii →Ilmoitus heti
Uusi viesti nostaa ilmoituksen puhelimeen ja koneelle. Kenenkään ei tarvitse tarkistaa puhelinta varmuuden vuoksi, eikä viesti jää huomaamatta siksi että se tuli väärän ihmisen laitteeseen.
Vahvistukset ja muistutukset
Ajanvarauksen vahvistus ja muistutus lähtevät samasta numerosta automaattisesti: tekoäly kirjoittaa tekstin varauksen tiedoista, eikä sitä hyväksytetä erikseen. Asiakas näkee ne samassa keskustelussa, johon hän itse kirjoittaa.
Numero pysyy yrityksellä
WhatsApp Business -tili perustetaan yrityksen omaan Meta Business -portfolioon ja keskustelut tallentuvat yrityksen omaan CRM-järjestelmään. Kun ihminen vaihtuu, mikään ei katoa.
Näin käyttöönotto etenee
Kartoitus
20 minuuttia: mikä numero on käytössä, kuka vastaa viesteihin tänään ja millaisia viestejä tulee. Sen perusteella sovitaan, siirretäänkö nykyinen numero vai otetaanko uusi.
Yritystili ja numero
Perustamme WhatsApp Business -tilin yrityksen omaan Meta Business -portfolioon ja rekisteröimme numeron siihen. Tili on yrityksen nimissä alusta asti.
Kytkentä CRM-järjestelmään
Viestit alkavat kirjautua asiakaskorteille, tiimi saa pääsyn keskusteluihin ja ilmoitukset kytketään päälle. Vahvistus- ja muistutusviestit hyväksytetään Metalla.
Käyttö ja tuki
Tiimi vastaa, tekoäly luonnostelee pyydettäessä ja me pidämme kanavan kunnossa: WhatsAppin sääntömuutokset, viestipohjat ja lähetysrajat ovat meidän huolemme, eivät teidän.
Käytämme itse sitä, mitä myymme
Referin oma WhatsApp-numero toimii täsmälleen näin. Viestit tulevat dashboardiimme, vastaamme niihin sieltä ja pyydämme tekoälyltä luonnoksen kun se auttaa. Kun saat meiltä tarjouksen WhatsAppiin, se tulee samasta kanavasta.
Avaa demo ilman tiliä: esimerkkiyritys, kolme tiimiläistä ja kuusi keskustelua. Lähetä viesti, pyydä tekoälyltä luonnos ja katso miten rastit vaihtuvat — mitään ei lähde oikeaan WhatsAppiin. Tai lähetä viesti numeroon +358 44 9016828, niin näet miltä se näyttää asiakkaan puolelta.
Voiko yritys lähettää WhatsApp-viestejä ensin?
Voi, mutta säännöt ovat WhatsAppin, eivät meidän. Kun asiakas kirjoittaa ensin, yritys voi vastata vapaasti vuorokauden ajan. Sen jälkeen — tai kun yritys haluaa aloittaa keskustelun — viesti lähtee vain Metan etukäteen hyväksymällä viestipohjalla, ja asiakas voi aina estää numeron. Liian moni esto pysäyttää koko numeron.
Siksi rakennamme kanavan palvelemaan sitä mihin se on hyvä: asiakkaan yhteydenottoihin, ajanvarausten vahvistuksiin ja muistutuksiin sekä sovittuihin jatkoviesteihin. Massalähetyksiin WhatsApp ei sovi, emmekä myy sitä siihen.
Mitä tietoja käsittelemme ja mihin
WhatsApp-keskustelut ovat teidän asiakkaidenne viestejä, joten tämä on syytä sanoa suoraan.
Viestit kulkevat Metan WhatsApp-palvelusta yrityksen omaan CRM-asennukseen — ei yhteiselle alustalle muiden asiakkaiden kanssa. Tekoäly lukee keskustelua vain silloin, kun tiiminne pyytää siltä vastausluonnosta tai kysyy siltä asiakkaan tilanteesta, eikä luonnos lähde ilman ihmisen hyväksyntää.
Emme käytä viestejä mihinkään muuhun. Emme myy niitä, emme luovuta niitä kolmansille osapuolille emmekä yhdistä eri asiakkaiden tietoja keskenään. Jos yhteistyö päättyy, WhatsApp Business -tili ja numero ovat yrityksen omassa portfoliossa ja jäävät sille, ja keskusteluhistorian toimitamme mukaan.
Usein kysyttyä WhatsAppista yrityksessä
Voinko kokeilla ennen kuin päätän?
Voit. Demo on auki ilman tiliä osoitteessa yritys-inbox.lovable.app/demo: sama postilaatikko kuin oikeassa käytössä, mutta esimerkkidatalla, eikä siitä lähde mitään WhatsAppiin. Oma tili ja oma numero otetaan käyttöön kartoituksen jälkeen.
Voiko nykyisen WhatsApp-numeron säilyttää?
Kyllä. Numero rekisteröidään WhatsApp Business -sovelluksesta yritystilille, ja asiakkaiden tallentama numero pysyy samana. Sovelluksen vanha viestihistoria ei välttämättä siirry mukana — se katsotaan kartoituksessa ennen siirtoa.
Montako käyttäjää numerolla voi olla?
Käyttäjämäärää ei ole rajattu. Jokainen tiimin jäsen vastaa samasta numerosta omalta koneeltaan tai puhelimeltaan.
Vastaako tekoäly asiakkaille itse?
Ei. Tekoäly kirjoittaa vastausluonnoksen, kun vastaaja pyytää sitä napilla, ja ihminen tarkistaa, muokkaa ja lähettää. Hinnasta, alennuksesta ja aikataulusta päättää aina ihminen. Poikkeus ovat ajanvarausten vahvistukset ja muistutukset: tekoäly kirjoittaa ne varauksen tiedoista, ja ne lähtevät ilman erillistä hyväksyntää.
Tarvitseeko yritys Facebook-sivun?
Ei. WhatsApp Business -tili tarvitsee Meta Business -portfolion, johon numero rekisteröidään yrityksen nimiin — Facebook-sivua ei tarvita. Jos portfoliota ei vielä ole, perustamme sen yhdessä.
Mitä WhatsApp yritykselle maksaa?
199 €/kk (alv 0 %). Hintaan kuuluvat yritystilin perustaminen, numeron kytkentä, postilaatikko koko tiimille, tekoälyn luonnokset ja tiivistelmät sekä ylläpito. Lisäksi Meta veloittaa omat viestimaksunsa yrityksen omalta Meta-tililtä, kun yritys aloittaa keskustelun viestipohjalla; asiakkaan aloittamiin keskusteluihin vastaaminen on maksutonta. Käyttäjämäärä ei vaikuta hintaan.
Mitä tapahtuu jos yhteistyö loppuu?
Numero ja WhatsApp Business -tili ovat yrityksen omassa Meta Business -portfoliossa: peruutat kumppanioikeudet omista asetuksistasi, ja ne jäävät sinulle. Keskusteluhistorian toimitamme mukaan.
Kuka teillä vastaa WhatsAppiin tänään?
Jos vastaus on "se yksi puhelin", tiedät jo mitä tapahtuu kun sen omistaja on lomalla. Varaa 20 minuutin kartoitus tai jätä yhteydenotto alla olevalla lomakkeella — kerro montako henkilöä teillä vastaa asiakkaiden viesteihin ja missä puhelimessa WhatsApp on nyt, niin ehdotamme miten numero siirretään koko yrityksen käyttöön.
Chattaile Refer AI:n kanssa — missä kanavassa vain
Laita viestiä siihen kanavaan joka sinulle sopii. Sama Refer AI lukee viestisi kanavasta riippumatta, ja ihminen hyväksyy jokaisen vastauksen — testaat siis tuotetta jo ennen ensimmäistä palaveria.
Laita viestiä Refer AI:lle WhatsApissa Tekstiviesti
Laita Refer AI:lle viestiä SMS:llä Sähköposti
info@refer.fi — vastaus nopeasti Chat tässä
Kysy suoraan tältä sivulta
Jätä yhteydenotto — testaat samalla Refer AI:ta
Kerro lyhyesti mistä on kyse. Viestisi kirjautuu järjestelmäämme ja saat vastauksen nopeasti — juuri niin kuin omille asiakkaillesi kävisi.
Kiitos — viesti on perillä.
Yhteydenottosi kirjautui järjestelmäämme ja saimme siitä ilmoituksen. Palaamme asiaan pian. Halutessasi voit myös varata ajan suoraan kalenterista.