Tietosuojaseloste

Päivitetty 6.10.2026

1. Rekisterinpitäjä

Refer Consulting Oy (Y-tunnus 2969698-8)
Pieni Roobertinkatu 9, 00130 Helsinki
Puhelin 040 595 7079, sähköposti info@refer.fi

2. Tietosuojavastaava ja rekisteriasioita hoitava henkilö

Sam Anckar, sam@refer.fi, puhelin 040 595 7079. Häneen voi olla yhteydessä kaikissa henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä ja oikeuksien käyttämisessä.

3. Mitä tämä seloste kattaa

Tämä seloste kuvaa, miten käsittelemme henkilötietoja neljässä tilanteessa:

kun vierailet verkkosivustollamme
kun olet asiakkaamme tai asiakasyrityksemme yhteyshenkilö
kun otamme sinuun yhteyttä yrityksesi edustajana ennen kuin asiakassuhdetta on
kun haet meille töihin

Kolmas tilanne on syytä lukea, jos olet saanut meiltä viestin ilman että olet pyytänyt sitä. Kerromme alla, mistä tietosi ovat peräisin ja miten kiellät yhteydenotot.

4. Käsiteltävät tiedot, tietolähteet ja käsittelyperuste

4.1 Verkkosivuston kävijät

Tiedot: evästeiden ja analytiikan keräämä käyttötieto, kuten sivulataukset, istunnon kesto ja karkea sijainti.
Lähde: sinulta itseltäsi selaimen välityksellä.
Peruste: välttämättömien evästeiden osalta oikeutettu etu, muiden osalta suostumuksesi.

Kun lähetät sivuston lomakkeen tai kokeilet sivuston tekoälydemoa, käsittelemme antamasi tiedot: nimen, yhteystiedot ja viestisi sisällön, demossa antamasi puhelinnumeron ja kysymyksen. Tiedot tallentuvat asiakasjärjestelmäämme yhteydenottona. Anna demoon vain oma numerosi.
Peruste: pyyntöösi vastaaminen ja oikeutettu etu.

4.2 Asiakkaat ja asiakasyritysten yhteyshenkilöt

Tiedot: nimi, työsähköposti, puhelinnumero, yritys ja rooli, yhteydenpitohistoria, tarjoukset ja tilaukset, laskutustiedot.
Lähde: sinulta itseltäsi ja yrityksesi julkisista tiedoista.
Peruste: sopimuksen täytäntöönpano sekä lakisääteiset velvoitteet (kirjanpito).

4.3 Potentiaaliset asiakkaat

Tiedot: yrityksen nimi, Y-tunnus, toimiala, kotisivu ja julkinen yhteystieto sekä yhteyshenkilön nimi, työsähköposti ja työpuhelinnumero. Lisäksi yrityksen julkisilta verkkosivuilta poimittuja havaintoja, joita käytämme yritykselle tehtävässä raportissa.
Lähteet: Patentti- ja rekisterihallituksen avoin yritysdata, yrityksen omat julkiset verkkosivut, julkiset yritysrekisterit sekä sinulta itseltäsi saadut tiedot.
Peruste: oikeutettu etu (yritysten välinen suoramarkkinointi). Olemme arvioineet, että käsittely on odotettavissa olevaa ja vaikutus yksityisyyteesi vähäinen: käsittelemme vain työroolissa syntyviä yhteystietoja, emme yksityiselämään liittyviä tietoja. Voit vastustaa käsittelyä milloin tahansa, ja lopetamme sen välittömästi.

Emme kerää tietoja verkkosivuilta, jotka ovat kieltäneet sen robots.txt-tiedostossa, emmekä kirjautumisen takaa. Haemme sivuja korkeintaan yhden pyynnön sekuntivauhtia ja tunnistaudumme yhteystiedoin.

4.4 Työnhakijat

Tiedot: nimi, sähköposti, puhelinnumero ja vastauksesi hakulomakkeen kysymyksiin, kuten työkokemus, aiemmat myyntitehtävät ja mahdollinen aloitusajankohta, sekä LinkedIn-profiilisi, jos annat sen.
Lähde: sinulta itseltäsi hakulomakkeella, joka voi olla Metan (Facebook, Instagram) mainoksen yhteydessä. Jos haluamme hankkia tietoja muualta, esimerkiksi suosittelijoilta, kysymme siihen luvan sinulta.
Peruste: sopimusta edeltävät toimenpiteet pyynnöstäsi (rekrytointi).

Käytämme hakemustasi vain rekrytointiin. Sitä ei lisätä asiakasrekisteriimme, emmekä lähetä sen perusteella markkinointiviestejä. Hakemuksia ei käsitellä tekoälyllä, eikä niistä tehdä automaattisia päätöksiä.

5. Viestintäkanavat

Otamme yhteyttä ja vastaamme seuraavissa kanavissa. Kussakin kanavassa käsitellään vain sen toimittamiseen tarvittavat tiedot.

Sähköposti: sähköpostiosoite, viestin sisältö — palveluntarjoaja Microsoft
Tekstiviesti: puhelinnumero, viestin sisältö — tekstiviestien välityspalvelu ja teleoperaattori
WhatsApp: puhelinnumero, viestin sisältö — palveluntarjoaja Meta Platforms
Puhelin: puhelinnumero, puhelun ajankohta, kesto ja suunta sekä tallennetusta puhelusta tallenne ja sen tekstiversio — puhelinpalvelun tarjoaja

Jokaisessa markkinointiviestissä on peruutuslinkki, joka toimii ilman kirjautumista ja lopettaa yhteydenotot välittömästi. Voit myös vastata viestiin tai olla yhteydessä osoitteeseen info@refer.fi.

Puhelut ja niiden tallennus

Kirjaamme asiakasjärjestelmään myyjiemme puhelut asiakkaiden ja potentiaalisten asiakkaiden kanssa: ajankohdan, keston ja sen, vastattiinko puheluun.

Voimme lisäksi tallentaa puhelun. Tallenteesta tehdään automaattisella puheentunnistuksella tekstiversio ja tiivistelmä, jotka liitetään yhteydenpitohistoriaasi. Niiden avulla myyjämme muistaa mitä sovittiin, eikä sinun tarvitse kertoa asioita uudelleen.

Tallennuksen, puheentunnistuksen ja tallenteiden säilytyksen hoitaa puhelinpalvelun tarjoaja omassa järjestelmässään. Se vastaa tallenteiden teknisestä säilytyksestä ja tietoturvasta tietojenkäsittelysopimuksen ja omien ehtojensa mukaisesti. Asiakasjärjestelmäämme tuodaan vain tekstiversio ja tiivistelmä, ei äänitallennetta.

Tallennamme vain puhelut, jotka koskevat yrityksesi asiakkuutta tai yhteydenottoa.

Tekstiversion perusteella asiakasjärjestelmämme kirjaa myös, mitä puhelussa sovittiin: se merkitsee kiinnostuksesi, ajastaa myyjällemme muistutuksen pyytämääsi ajankohtaan, lopettaa automaattiset viestit, jos et halua yhteydenottoja, ja lähettää kutsun palaveriin, josta sovimme puhelussa. Nämä kirjaukset ohjaavat vain myyntityötämme, eikä niillä ole sinulle oikeudellisia tai niihin verrattavia vaikutuksia. Myyjämme näkee jokaisen kirjauksen ja korjaa sen tarvittaessa. Emme käytä tallenteita mihinkään muuhun kuin tässä kerrottuun.

Voit kieltää tallennuksen puhelun alussa tai milloin tahansa ilmoittamalla siitä meille. Silloin puhelustasi kirjataan vain ajankohta ja kesto.

Peruste: oikeutettu etu (asiakassuhteen ja myynnin hoitaminen sekä sovitun dokumentointi).

6. Raportin avaamisen seuranta ja kiinnostuksen pisteytys

Kun lähetämme sinulle yrityskohtaisen raportin, sen linkki on henkilökohtainen. Kun avaat raportin, tallennamme:

avaamisen ajankohdan ja sivulla vietetyn ajan
kuinka pitkälle sivua on luettu
laiteperheen (käyttöjärjestelmä ja selain)
suolatun tiivisteen IP-osoitteen verkko-osasta
ajanvarauslinkin klikkaukset

Emme tallenna raakaa IP-osoitettasi emmekä täydellistä selaintunnistetta. IP-osoitteesta tallennetaan vain suolattu tiiviste verkko-osasta (IPv4 /24, IPv6 /48). Tarkkuus riittää erottamaan toisistaan esimerkiksi toimistoverkon ja mobiiliyhteyden, mutta ei yksilöi laitetta tai henkilöä.

Mihin tätä käytetään: muodostamme näistä signaaleista pistemäärän, joka kertoo myyjällemme kuka on todennäköisesti kiinnostunut. Kyse on profiloinnista.

Päätöksiä ei tehdä automaattisesti. Pisteytys vain järjestää soittolistan. Jokaisen yhteydenoton hyväksyy ihminen ennen kuin se lähtee, eikä pisteytyksellä ole sinuun oikeudellisia tai vastaavalla tavalla merkittäviä vaikutuksia.

Peruste: oikeutettu etu markkinoinnin kohdentamiseen. Voit vastustaa seurantaa peruuttamalla yhteydenotot tai olemalla yhteydessä meihin, jolloin poistamme sinusta kertyneet seurantatapahtumat.

7. Tekoälyn käyttö

Käytämme tekoälymallia viiteen tarkoitukseen:

Julkisen yritystiedon analysointiin. Malli lukee yrityksen julkisia verkkosivuja ja avoimen rekisterin tietoja ja tuottaa niistä havainnot raporttiin. Havainto, jota ei voi osoittaa lähteestä, poistetaan automaattisesti ennen raportin lähettämistä.
Saapuvien viestien luokitteluun. Malli päättelee, onko vastaus myönteinen, kieltävä vai tarkentava kysymys, ja ehdottaa toimenpidettä.
Puhelujen kirjaamiseen. Malli lukee tallennetun puhelun tekstiversion ja poimii siitä, mitä sovittiin: kiinnostuksesi, pyytämäsi soittoajan, sovitun palaverin tai toiveesi, ettei sinuun oteta enää yhteyttä. Asiakasjärjestelmämme kirjaa nämä puolestamme (ks. kohta 5).
Vastausehdotusten kirjoittamiseen. Malli kirjoittaa vastausluonnoksen valmiiksi.
Vastaamiseen, kun itse aloitat keskustelun. Kun kysyt sivuston chatissa tai tekoälydemossa, jatkat demosta alkanutta keskustelua tekstiviestillä tai WhatsAppissa tai vastaat tekstiviestiimme, tekoäly voi vastata sinulle suoraan. Se kertoo olevansa tekoäly.

Mitä mallille lähetetään: julkista yritystietoa, meille lähettämiesi viestien sisältö sekä puhelujen ja palaverien tekstiversiot ja tiivistelmät. Emme lähetä mallille laskutus- tai maksutietoja.

Ihminen hyväksyy vastausluonnokset. Mallin kirjoittama vastausluonnos käy myyjämme hyväksyttävänä ennen lähettämistä, ja myyjä voi muokata tai hylätä sen. Poikkeus ovat yllä kuvatut keskustelut, jotka itse aloitat: niissä tekoäly vastaa ilman ennakkohyväksyntää, ja myyjämme näkee keskustelun jälkikäteen. Myös kutsu palaveriin, josta sovimme puhelussa, voi lähteä ilman erillistä hyväksyntää; myyjämme saa siitä heti tiedon.

Palveluntarjoaja: Anthropic PBC (Yhdysvallat). Käytämme rajapintaa, jossa tietoja ei käytetä mallien kouluttamiseen. Siirto perustuu Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin.

8. Tietojen vastaanottajat

Emme myy emmekä vuokraa henkilötietoja. Käytämme seuraavia palveluntarjoajia, jotka käsittelevät tietoja lukuumme tietojenkäsittelysopimuksen nojalla:

Microsoft Ireland Operations — asiakastietokanta ja sähköposti (EU)
Anthropic PBC — tekoälyanalyysi ja luokittelu (Yhdysvallat)
Tekstiviestien välityspalvelu ja teleoperaattori — tekstiviestien lähetys
Puhelinpalvelun tarjoaja — puhelut sekä puhelujen tallennus, tallenteiden säilytys ja puheentunnistus
Ilmoituspalvelu — sisäiset ilmoitukset henkilökuntamme puhelimiin uusista yhteydenotoista ja työhakemuksista (Yhdysvallat)
Meta Platforms Ireland — WhatsApp-viestintä (EU / Yhdysvallat)
Google Ireland — verkkosivuanalytiikka (EU / Yhdysvallat)
Verkkosivuston ylläpitäjä — sivuston tekninen ylläpito (EU)

Luovutamme tietoja viranomaisille vain, jos laki siihen velvoittaa.

9. Siirrot EU:n ulkopuolelle

Osa palveluntarjoajistamme sijaitsee Yhdysvalloissa tai voi käsitellä tietoja siellä. Näissä tapauksissa siirto perustuu Euroopan komission vakiosopimuslausekkeisiin tai palveluntarjoajan kuulumiseen EU–Yhdysvallat -tietosuojakehykseen. Voit pyytää meiltä lisätietoa käytetyistä suojatoimista.

10. Säilytysajat

Potentiaalisen asiakkaan yhteystiedot: 24 kuukautta viimeisimmästä yhteydenpidosta
Raportin avausseurannan tapahtumat: 24 kuukautta
Asiakassuhteen tiedot: asiakassuhteen ajan ja 24 kuukautta sen päättymisestä
Työhakemukset: 24 kuukautta hakemuksen vastaanottamisesta rekrytointia koskevien mahdollisten oikeusvaatimusten varalta, ellei sinua valita tehtävään tai anna lupaa pidempään säilytykseen
Puhelujen tiedot, tallenteet ja tekstiversiot: 24 kuukautta puhelusta
Laskutus ja kirjanpitoaineisto: 6 vuotta kirjanpitolain mukaisesti
Markkinointikielto: toistaiseksi — kiellon noudattaminen edellyttää tiedon säilyttämistä

11. Tietojen suojaus

Yhteydet salataan TLS-salauksella.
Käyttöoikeus on vain niillä henkilöillä, jotka tarvitsevat tietoja työssään.
Tunnukset ja rajapinta-avaimet säilytetään erillään lähdekoodista.
Raakoja IP-osoitteita ei tallenneta.
Automaattiset lähetykset on rajattu päiväkohtaisilla ylärajoilla.

12. Evästeet

Käytämme evästeitä sivuston toiminnan varmistamiseen, kirjautumisen helpottamiseen ja kävijämäärien analysointiin. Välttämättömät evästeet ovat aina käytössä. Analytiikka- ja markkinointievästeet asetetaan vain suostumuksellasi, ja voit muuttaa valintaasi milloin tahansa selaimesi asetuksista.

13. Oikeutesi

Sinulla on oikeus:

saada tietää, käsittelemmekö tietojasi, ja saada niistä jäljennös
oikaista virheelliset tiedot
pyytää tietojesi poistamista
rajoittaa käsittelyä tai vastustaa sitä
siirtää antamasi tiedot järjestelmästä toiseen
peruuttaa suostumus, jos käsittely perustuu siihen
kieltää suoramarkkinointi milloin tahansa ilman perustelua

Pyynnöt osoitetaan osoitteeseen sam@refer.fi. Vastaamme kuukauden kuluessa. Tarkastuspyyntö on maksuton kerran vuodessa.

Jos katsot, että käsittelemme tietojasi lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi).

14. Muutokset tähän selosteeseen

Päivitämme selostetta, kun palvelumme tai käsittelytapamme muuttuvat. Päivityksen ajankohta näkyy sivun ylälaidassa. Merkittävistä muutoksista ilmoitamme asiakkaillemme erikseen.

Chattaile Refer AI:n kanssa — missä kanavassa vain

Laita viestiä siihen kanavaan joka sinulle sopii. Sama Refer AI lukee viestisi kanavasta riippumatta — testaat siis tuotetta jo ennen ensimmäistä palaveria.

WhatsApp
Laita viestiä Refer AI:lle WhatsApissa Tekstiviesti
Laita Refer AI:lle viestiä SMS:llä Sähköposti
info@refer.fi — vastaus nopeasti Chat tässä
Kysy suoraan tältä sivulta

Jätä yhteydenotto — testaat samalla Refer AI:ta

Kerro lyhyesti mistä on kyse. Viestisi kirjautuu järjestelmäämme ja saat vastauksen nopeasti — juuri niin kuin omille asiakkaillesi kävisi.